أنظمة ERP (أعلى مستويات الضبط الداخلي في المؤسسات)
يعد مفهوم الضبط الداخلي - او كما يسميه البعض الرقابة الداخلية – من المفاهيم المرتبطة ارتباطاً لصيقاً بمفهوم العمل المؤسسي، حيث أدى تطور الاعمال واتساعها الى ظهور حاجة ملحة وأساسية للانتقال من العمل الفردي (الشخصي) الى عمل يحمل طابع منهجي ومؤسسي مبني على معايير من البقاء والربحية والاستمرارية، وتعرف عمليات الضبط الداخلي (وهو من أكثر المفاهيم تداخلاً مع إدارة المخاطر) بانها السياسيات والإجراءات والأنظمة وطرق العمل اليدوية والالكترونية التي تضمن للمؤسسة تحقيق أهدافها ضمن حدود مقبولة من المخاطر.
جاءت أنظمة ال ERP ومنها النظام المتميز GTS One ERP كأكبر معزز وحجر رئيسي في نظام الضبط الداخلي في أية مؤسسة، فعند الرجوع الى تصنيف الضوابط التي تفرضها أنظمة ال ERP على المؤسسات نجد انها تقع ضمن تصنيف الضوابط الوقائية (Preventive Controls) -وهي من أفضل أنواع الضوابط كونها تقي المؤسسة من التعرض للخطر- حيث ان استخدام الأنظمة والبرامج الالية هي على رأس الضوابط التي تعزز سلامة العمليات وضبطها في أية مؤسسة.
وبالتمعن الدقيق ومراجعة التقنيات والاليات المستخدمة في الضبط الداخلي في أي مؤسسة نجد ان احد اهم تلك التقنيات هي استخدام هياكل تنظيمية وفق صلاحيات وتسلسل اداري وتدفق عمليات سليم وعملي، حيث تستطيع أنظمة ال ERP وبكل بساطة وسهولة التعامل معها وفق نمط وايقاع وحدود ثابتة وراسخة، فهذه الأنظمة تستطيع ان تبني العمليات وتسلسلها ضمن هياكل تنظيمية لها صلاحيات محددة وتسلسل اداري وتدفق عمليات (Work Flow) واضح يراعى فيه التقليل من تكاليف هدر الوقت والتكاليف المرتبطة بعمليات الاتصال والتواصل والأعمال الورقية، فحتى ندرك أهمية الأنظمة الالية لعمليات الضبط الداخلي نرجع بالذاكرة لآليات الضبط الداخلي اليدوية التي كانت تعاني من سهولة الاختراق والى التكلفة العالية المرتبطة بالوقت وعمليات الاتصال والتواصل المطلوبة عند تدفق العمليات.
كما استطاعت أنظمة ال ERP ومنها نظام GTS One ERP بناء أنظمة مالية وإدارية قادرة وبشكل سهل ودقيق ومحكم ووفق أعلى ضبط ممكن لسلامة البيانات لإصدار التقارير اللازمة، والتقارير هي المرجع الأساسي لاي صانع قرار في اية مؤسسة لاتخاذ القرارات الرئيسة على أسس سليمة وصحيحة، كما وضعت تلك الأنظمة ضوابط حقيقية على استخدام الموازنة (Budget) والتي تعد من اهم تقنيات الضبط الداخلي في أي مؤسسة لما لها دور تخطيطي وتقيمي كبير.
كما عملت تلك الأنظمة على تفعيل تقنيات فصل الصلاحيات والرقابة الثنائية (Dual Control & Segregation) وهي التقنية التي تقوم عليها المؤسسة والتي تتلخص بأن العملية الواحد يجب ان تنفذ من خلال أكثر من طرف ومن خلال عمليات استلام وتسليم ورقابة من الأطراف على بعضهم البعض، حيث عملت تلك الأنظمة وبكل سهولة على احكام تطبيق تقنية الفصل على كافة العمليات ضمن صلاحيات دقيقة ومحددة حتى أن بعض الأنظمة مثل نظام GTS One ERP يستطيع ان يمنح الصلاحية على أجزاء صغيرة من العملية بحيث يلبي احتياجات المؤسسات التي تتسمع بتعقيد العمليات او تلك المؤسسات التي تعتمد في عملياتها على كادر بشري ضخم.
على ان مساهمة أنظمة ال ERP ومنها نظامنا GTS One ERP لا تقتصر على ما تم ذكرة من تقنيات للضبط الداخلي بل يتجاوز ذلك بأن تكون تلك الأنظمة المحرك (Engine) في أي مؤسسة للعمليات التشغيلية والقلب النابض والمحرك الأساسي لعمل وديمومة المؤسسات وأعمالها.